Mensagens de ausência temporária com data de retorno desconhecida (2022)

Out Office Messages With Unknown Return Date 152586

Veja como escrever uma mensagem de ausência temporária com data de retorno desconhecida. É sempre profissional criar uma mensagem de ausência do escritório para alertar seus colegas e clientes quando você sair do escritório por um longo período de tempo. As comunicações fora do escritório geralmente devem conter a data de retorno para que todos saibam quando esperar seu retorno, mas você pode não saber quando isso acontecerá em algumas circunstâncias.

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Enquanto você estiver fora, saber como redigir uma mensagem de ausência temporária sem data de retorno pode ajudá-lo a melhorar a comunicação e a eficiência.

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O que é uma notificação de ausência temporária com data de retorno desconhecida?

Quando você está fora do escritório por um período pouco claro, uma mensagem de ausência do escritório com data de retorno desconhecida é uma resposta automática enviada ao remetente, geralmente por e-mail ou telefone. O aviso informa ao remetente que você não poderá responder imediatamente ao e-mail, dando-lhe a opção de entrar em contato com outra pessoa ou aguardar sua resposta. Parece um aviso normal de ausência do escritório, mas não oferece nenhuma informação sobre quando você voltará.

Mensagens de ausência temporária podem ser usadas a qualquer momento, incluindo algumas horas, alguns dias ou até semanas. A seguir estão alguns dos motivos mais comuns para enviar uma mensagem de ausência temporária:

Licença para mães
Licença
Férias por doença devido a um compromisso
Participando de um workshop
Uma emergência familiar durante uma conferência

O que não dizer em uma resposta automática

O profissionalismo e o realismo devem ser mantidos nas mensagens fora do escritório. Ajudaria se você ficasse longe de:

Dando muita informação.As respostas diretas devem ser fornecidas automaticamente. Remova qualquer informação do e-mail que não seja essencial.Você diz que reagirá assim que voltar.Quando você retornar ao local de trabalho, pode levar algum tempo para ler e-mails, telefonemas e tarefas. Tente não esperar que você consiga reagir a uma mensagem perdida assim que voltar.Usar a ajuda de um colega sem a permissão dele.É bom fornecer as informações de contato de um colega se surgir algo importante enquanto você estiver ausente. No entanto, antes de incluir os dados do seu colega, certifique-se de obter o consentimento dele.

A importância de redigir uma mensagem de ausência temporária

Quando você estiver fora, é fundamental deixar um bilhete de ausência para que seus colegas e clientes possam descobrir soluções alternativas para os problemas sobre os quais estão escrevendo para você. Se as pessoas que lhe enviam e-mails ou telefonam para obter assistência não receberem uma mensagem de ausência temporária, poderão ficar perplexas com a sua falta de resposta. Uma mensagem de ausência temporária também garante que qualquer pessoa que tente entrar em contato com você não envie uma mensagem para o endereço de e-mail incorreto.

Usar uma mensagem cortês de ausência do escritório mantém as pessoas que entram em contato com você informadas e geralmente lhes fornece uma solução, como oferecer as informações de contato de um colega que pode ajudá-las. Você pode receber sua mensagem de ausência temporária automaticamente sempre que receber um e-mail. Você também pode gravar uma mensagem de correio de voz de ausência temporária que as pessoas ouvirão quando tentarem entrar em contato com você.

O que você deve colocar em uma mensagem de ausência temporária?

Para que você possa sair do escritório com confiança, sua ausência deve ser agradável e breve. Aqui estão as partes da sua mensagem de ausência temporária que devem ser incluídas:

Inclua um título ou assunto útil:Inclua um título em sua mensagem de ausência temporária para que os leitores possam entender facilmente do que se trata seu e-mail de resposta automática. Pode ser tão essencial quanto uma mensagem de ausência temporária, desde que transmita a sua mensagem.Inclua uma mensagem legal:Inclua uma saudação amigável para iniciar sua mensagem de ausência temporária, como Olá, obrigado pela sua mensagem ou Olá, obrigado por nos contatar. Este aviso demonstra aos seus destinatários que você leva seus e-mails a sério.A sua ausência deve-se aos seguintes motivos:Explique por que você está fora do escritório e por que está fora do escritório. Se você estiver ausente por um motivo pessoal, não precisa entrar em muitos detalhes.As datas da sua ausência são as seguintes:Inclua as datas de início e término de sua ausência prevista. Em certas circunstâncias, como quando você está doente, você pode não saber quando poderá retornar. Se for esse o caso, não há problema em omitir as datas e apenas dizer: 'Reagirei assim que puder' ou 'Entrarei em contato com você quando estiver de volta ao escritório'.Para quem ligar em caso de emergência:Seus clientes ou colegas de trabalho podem querer assistência rápida, por isso é bom incluir um contato alternativo em sua mensagem de ausência temporária. Inclua o nome, endereço de e-mail e número de telefone e o fato de que eles podem ajudar seus clientes ou colegas enquanto você estiver ausente.Finalmente, uma conclusão:Termine sua mensagem de ausência temporária com uma breve declaração pedindo desculpas pelo inconveniente e agradecendo a paciência das pessoas que tentam entrar em contato com você. Por exemplo, peço desculpas por qualquer problema que isso tenha causado. Quando eu retornar ao local de trabalho, espero entrar em contato com você.

Escrevendo uma mensagem de ausência temporária

Considere as seguintes sugestões ao escrever sua mensagem de ausência temporária para torná-la perfeita:

Seja sucinto.Sua mensagem de ausência deve ser breve e direta, para que qualquer pessoa que tentar ligar para você entenda que você não está disponível. Evite adicionar material que não seja necessário para manter sua mensagem em um parágrafo.Deixe claro quando você pretende responder.Você pode ter muito trabalho para colocar em dia quando retornar, então pode ser necessário adiar um telefonema ou uma resposta de e-mail. Digamos que você reagirá assim que puder, e não assim que chegar ao escritório, para evitar decepções.Fale com seu colega.Antes de incluir as informações de contato do seu colega em sua mensagem, pergunte primeiro. Este aviso aumenta a carga de trabalho do seu colega. Antes de fazer qualquer ligação ou enviar e-mails para eles, certifique-se de obter o consentimento deles.Verifique se há problemas.Verifique se há problemas em sua mensagem de ausência temporária antes de configurá-la como uma resposta automática. Essa verificação de qualidade pode incluir falhas de idioma, pontuação, ortografia em um e-mail ou informações incorretas em um correio de voz.Forneça um contato alternativo.Não use apenas um endereço de e-mail para a pessoa que ajudará a responder prontamente. Inclua um número de telefone. Esta informação é útil para quem precisa de ajuda imediata ou atenção imediata sobre um problema.Liste uma data prevista de retorno.Você pode sugerir que a data prevista de retorno é uma data projetada e não está confirmada.

Modelo de aviso de ausência com data de retorno indeterminada

Use o seguinte modelo para construir sua mensagem de ausência temporária se você não sabe quando voltará:

Olá,

Obrigado por entrar em contato comigo. Devido a [motivo], estou temporariamente fora do escritório. Entre em contato com [nome do contato alternativo], [informações de contato] se precisar de assistência imediata. Caso contrário, estou ansioso para voltar ao trabalho e responder.

Obrigado pela sua paciência e compreensão.

[Seu nome aqui]

Para definir uma mensagem de resposta automática por meio do Google Business ou Gmail , vá em direção ao topo da página. E vá para o ícone Configurações. Clique nele e vá para ‘Ver todas as configurações’. A partir daí, role para baixo até onde diz 'Resposta de férias' e você poderá colocar suas mensagens de e-mail de resposta automática do escritório, normalmente usando uma data de início e de término.

Depois de salvar isso, as mensagens de resposta automática serão enviadas para qualquer e-mail recebido usando respostas automáticas.

Aprenda como configurar respostas automáticas para um grupo.

Exemplos de mensagens de ausência temporária com data de retorno desconhecida

Aqui estão alguns casos de avisos de ausência do escritório com data de retorno desconhecida:

Exemplos de licença médica

Considere os seguintes cenários se você estiver fora do local de trabalho devido a doença e não tiver certeza de quando poderá retornar:

Olá,

Obrigado por entrar em contato comigo por e-mail. Atualmente estou de licença médica e fora do escritório. Suzy Jacob pode ser contatada em [e-mail protegido] se você quiser assistência de emergência. Caso contrário, espero responder ao seu e-mail quando retornar.

Número do anjo 24

Atenciosamente,

Amy Brian

Segundo exemplo

Oi,

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Obrigado por entrar em contato comigo por e-mail. Infelizmente estou ausente do escritório por motivo de doença. Espero me recuperar rapidamente, mas enquanto isso, entre em contato com Jack Feder pelo telefone [e-mail protegido] para assistência.

Estou ansioso para voltar ao trabalho e me reconectar com você. Por favor, aceite minha sincera gratidão por sua paciência.

Muitas felicidades,

Wilma Brian

Saída de emergência

Considere os seguintes cenários se surgir uma emergência que exija que você saia do trabalho inesperadamente:

Oi,

Obrigado por reservar um tempo para me escrever. Infelizmente, estou ausente do escritório devido a uma situação familiar e não tenho certeza de quando voltarei. Entre em contato com Ernie Myer em [e-mail protegido] se você precisar de assistência imediata. Pedimos desculpas por qualquer problema que isso tenha causado. Pretendo reagir ao seu e-mail o mais breve possível.

Muito obrigado.

Darren Hoyt

Segundo exemplo

Olá,

Obrigado por entrar em contato comigo. Como tenho uma situação pessoal para resolver, estarei ausente do escritório em um futuro próximo. Espero estar de volta no final da semana, mas não hesite em entrar em contato com Dan Dickerson pelo telefone [e-mail protegido] se você quiser assistência imediata. Por favor, aceite minha sincera gratidão por sua paciência. Por favor, aceite minhas desculpas por qualquer problema que isso tenha causado.

Atenciosamente,

Brian Café

Exemplos de licença parental

Se você está de licença parental e não sabe quando voltará, basta colocar 'mês' ou 'data estimada de retorno' na caixa. Considere o seguinte cenário:

Olá,

Obrigado por entrar em contato. A partir de 20 de junho de 2021, estarei ausente do escritório em licença parental. Em dezembro de 2021 pretendo retornar. Não verificarei meus e-mails para me concentrar na minha família durante esse período. Não hesite em entrar em contato com John Smith em [e-mail protegido] ou 331-330-4408. Por favor, aceite minha sincera gratidão por sua paciência. Quando eu retornar ao local de trabalho, espero entrar em contato com você.

Saudações sinceras,

Melissa Myer

Segundo exemplo

Oi,

Obrigado por entrar em contato comigo por e-mail. A partir de 10 de agosto de 2021, estarei ausente do escritório em licença maternidade. Minha data de retorno é provisória para 10 de janeiro de 2022, embora possa mudar. Não hesite em entrar em contato com Ryan Smith pelo telefone 331-343-3048 para obter assistência, pois não verificarei meus e-mails durante esse período. Por favor, aceite minha sincera gratidão por sua paciência. Quando eu voltar ao trabalho, quero me comunicar com você.

Muitas felicidades,

Andy Smith