Descrição do cargo de assistente administrativo profissional (2022)

Professional Administrative Assistant Job Description 1521478

Modelo gratuito de descrição de cargo de assistente administrativo. Às vezes chamado de 'assistente administrativo' ou 'assessor administrativo', um assistente administrativo auxilia um profissional administrativo a se manter organizado e a cumprir tarefas para que possa se concentrar em responsabilidades mais avançadas.

Suas responsabilidades incluem agendar reuniões com administradores, receber convidados do escritório e preparar documentos em seu nome.

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Descrição do cargo de assistente administrativo

Para quem procura emprego e empregadores:

As tarefas e deveres do assistente administrativo incluem fornecer suporte administrativo para garantir que o local de trabalho funcione sem problemas. Apoia gerentes e trabalhadores com uma série de responsabilidades organizacionais e de comunicação.

Os assistentes administrativos são responsáveis pelas informações sensíveis e secretas. Familiarizado com uma ampla gama de conceitos, métodos e processos na área.

Capacidade de interagir de forma eficaz por telefone e e-mail para garantir que todas as tarefas do Assistente Administrativo sejam executadas de maneira adequada, com alta qualidade e dentro do cronograma. Os esforços dos outros podem ser dirigidos e liderados por você.

Para planejar e atingir metas, confie em sua experiência e julgamento e antecipe muita criatividade e liberdade. Um gerente ou chefe de uma unidade/departamento é geralmente a pessoa a quem eles se reportam.

Funções de assistente administrativo

Responsabilidades do assistente administrativo:

Atender chamadas.
Organizar e agendar reuniões. Agende compromissos.
Acompanhe seus contatos.
Produzir e distribuir memorandos, cartas, faxes e formulários para correspondência.
Auxiliar na produção de relatórios que devem ser entregues regularmente.
Crie e mantenha um sistema de arquivos.
Compre material de escritório.

Faça planos de viagem, reservas em restaurantes e reserve voos.
Supervisionar os procedimentos do escritório.
Cumprindo os requisitos de manutenção preventiva.
Os relatórios de despesas devem ser apresentados e reconciliados.
Realiza pesquisas e desenvolve apresentações.
Produzir relatórios.
Gerencie uma série de iniciativas.
Preparar e acompanhar faturas.
Garantir a operação eficiente de todos os equipamentos de escritório.
Fornecer informações, oportunidades educacionais e possibilidades de crescimento de experiência ao pessoal administrativo.
Atender às necessidades de manutenção preventiva, solicitar reparos, monitorar estoques de equipamentos e avaliar novos equipamentos e procedimentos para garantir a operação dos equipamentos.
Mantenha o estoque de suprimentos monitorando o estoque para avaliar o nível de estoque, prevendo os suprimentos necessários e fazendo e agilizando pedidos de suprimentos. acompanhando a entrega de materiais
Participe de cursos educacionais, leia publicações profissionais, construa redes pessoais e participe de organizações profissionais para manter seu conhecimento profissional e técnico atualizado.
Arquivamento, digitação, cópia, encadernação, digitalização e outras tarefas administrativas são executadas.
Preparar cartas e e-mails em nome de outros membros do escritório.
Faça reservas para teleconferências, quartos, táxis, mensageiros e motéis, entre outras coisas.
Quando necessário, cubra o balcão da recepção.
Mantenha os sistemas de arquivamento manual e informático atualizados.
Assumir a responsabilidade na manutenção de estoques de equipamentos.
Resolva quaisquer problemas administrativos para contratação de gerentes, executivos e funcionários.
Atender e direcionar chamadas telefônicas.
Organize agendas de compromissos.
Auxiliar na produção de relatórios programados regularmente.
Desenvolva, crie e mantenha um sistema de arquivos.
Gerencie os horários de seus funcionários.
Mantenha registros precisos das férias dos funcionários.
Os reparos em equipamentos de escritório devem ser coordenados.
Implementar procedimentos administrativos e administrativos.
Acompanhar reservas de restaurantes para funcionários seniores.
Arquivar, digitar, copiar, encadernar, digitalizar e outras tarefas administrativas são executadas.

Fornece informações, oportunidades educacionais e oportunidades de crescimento experiencial para o pessoal administrativo.
Executar processos administrativos e administrativos.

Requisitos de assistente administrativo

Um candidato aprovado deverá ter o seguinte:

É necessário um diploma do ensino médio ou equivalente.
Bacharelado ou grau de associado em Administração de Empresas, Comunicação ou Marketing é uma vantagem.
Experiência como secretária ou assistente com histórico comprovado.
É necessária compreensão dos sistemas e processos de gerenciamento de escritório.
Excelente capacidade de gerenciamento de tempo e multitarefa, bem como capacidade de priorizar tarefas.
Habilidades detalhistas e de resolução de problemas.
Excelentes habilidades de comunicação, tanto escrita quanto vocal.
Fortes habilidades de planejamento e organização.
Excelentes habilidades de gerenciamento de tempo.
Conhecimento do pacote Microsoft Office (MS Office) (Microsoft Excel, Microsoft Word).
São necessários 7 anos de experiência na área ou área similar.
Habilidades de comunicação educada e profissional.

Habilidades de assistente administrativo

Um Assistente Administrativo deve possuir uma ampla gama de habilidades e certificações para desempenhar suas diferentes responsabilidades.

O Assistente Administrativo desempenha principalmente uma função de apoio, o que significa que a comunicação e a tomada de decisões são críticas.

A seguir estão algumas das habilidades específicas que todos os assistentes administrativos devem ter:

O que faz um assistente administrativo?

Os assistentes administrativos são geralmente contratados por empresas para supervisionar tarefas comuns e avançadas executadas por outros especialistas.

Eles colaboram com administradores e outros trabalhadores para organizar arquivos, redigir cartas e compilar relatórios e documentos.

Seu trabalho envolve uma variedade de tarefas administrativas, como gerenciamento de calendários, classificação de correspondência e geração de contas. Eles também podem ser responsáveis pelo planejamento de eventos, bem como pela configuração e execução de reuniões.

Expectativas salariais

Os assistentes administrativos podem ganhar uma vida decente, especialmente à medida que as suas carreiras progridem.

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Embora a remuneração inicial de um novo assistente administrativo em nível de secretário possa ser tão baixa quanto US$ 7,25 por hora, o assistente administrativo típico nos Estados Unidos ganha US$ 15,42 por hora.

Assistentes administrativos executivos com ampla formação e experiência podem ganhar até US$ 30,25 por hora no topo da escala salarial.

Educação e treinamento

Um Assistente Administrativo deve ter diploma de ensino médio ou GED como grau mínimo de escolaridade. A formação nestas áreas também pode ser ministrada através de agências de trabalho temporário.

Cursos de processamento de texto e operações gerais de escritório estão disponíveis em escolas profissionais e faculdades comunitárias para indivíduos recém-saídos do ensino médio e podem ser extremamente benéficos.

Assistentes administrativos com diploma de bacharel são mais empregáveis porque são percebidos como tendo uma educação mais completa que inclui redação e matemática, ambas habilidades importantes no trabalho.

Requisitos de experiência

Embora não seja necessária experiência anterior para trabalhar como Assistente Administrativo, muitas empresas a respeitam.

Isso ocorre porque muitos trabalhadores de escritório adquirem suas habilidades primárias por meio de treinamento no local de trabalho, e um longo histórico de emprego em diferentes empresas pode demonstrar confiabilidade, responsabilidade e que você possui as habilidades necessárias.

Começar como secretária e progredir demonstra maior desenvolvimento de habilidades e devoção.

Os candidatos bem-sucedidos para esta posição normalmente avançam para ajudar líderes de nível superior (às vezes como assistente executivo), gerenciar outros assistentes administrativos ou trabalhar como gerente de escritório.